Beschaffungsstrategien

Beschaffungsstrategien umfassen die systematische Planung und Steuerung aller Aktivitäten, die mit der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen für ein Unternehmen verbunden sind. Ziel ist es, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, Kosten zu minimieren und die Qualität der beschafften Produkte oder Dienstleistungen zu optimieren. Dabei werden verschiedene Aspekte wie die Auswahl geeigneter Lieferanten, die Gestaltung von Vertragsbedingungen, die Festlegung von Bestellmengen und -zeitpunkten sowie die Entwicklung von Lieferantenbeziehungen berücksichtigt. Beschaffungsstrategien sind eng mit den übergeordneten Unternehmensstrategien verknüpft und müssen sich an den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den Veränderungen des Marktumfeldes anpassen.

Grundlagen der Beschaffung

Die Beschaffung stellt einen zentralen Baustein in jedem Unternehmen dar, denn sie sichert die Versorgung mit allen notwendigen Gütern und Dienstleistungen. Dieser Prozess ist komplex und umfasst eine Vielzahl von Aktivitäten, die von der initialen Bedarfsermittlung bis hin zur abschließenden Zahlungsabwicklung reichen.

Der Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Bedarfsanforderung. Hierbei wird festgestellt, welche Güter oder Dienstleistungen benötigt werden. Diese können sowohl intern durch Abteilungen generiert werden als auch extern durch Kundenanfragen oder Markttrends ausgelöst werden. Eine präzise Bedarfsbeschreibung ist hierbei essentiell, um eine zielgerichtete Beschaffung zu gewährleisten. Im Anschluss erfolgt die Anbieterauswahl. Potenzielle Lieferanten werden anhand verschiedener Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferfähigkeit und Zahlungsmodalitäten bewertet. Die Auswahl der Lieferanten kann auf Basis einer umfassenden Marktanalyse erfolgen oder sich auf bestehende Lieferantenbeziehungen stützen.

Die ausgewählten Anbieter werden aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Im Rahmen des Angebotsvergleichs werden die eingegangenen Angebote detailliert miteinander verglichen. Neben dem reinen Preis spielen auch die Gesamtkosten, die Lieferbedingungen und die Qualität der Angebote eine entscheidende Rolle. Nach der Angebotsbewertung erfolgt der Vertragsabschluss. Der Vertrag regelt alle wesentlichen Bedingungen wie Liefertermin, Zahlungsmodalitäten, Gewährleistungsansprüche und Vertragsstrafe.

Auf Basis des Vertrags wird eine Bestellung versendet und die Lieferung abgewickelt. Bei Erhalt der Lieferung wird diese einer Wareneingangskontrolle unterzogen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die gelieferte Ware den vertraglich vereinbarten Anforderungen entspricht. Mängel oder Abweichungen werden dokumentiert und dem Lieferanten gemeldet. Abschließend erfolgt die Rechnungsprüfung und Zahlung. Die Rechnung wird auf Übereinstimmung mit der Bestellung und dem Vertrag überprüft und anschließend bezahlt. Eine Nachkontrolle dient der Bewertung der Lieferantenleistung und der Zufriedenheit mit der Lieferung.

Beschaffungsgüter

Beschaffungsgüter lassen sich nach ihrer Funktion im Produktionsprozess unterscheiden. Rohstoffe werden direkt in das Produkt eingearbeitet, Hilfsstoffe gehen ebenfalls in das Produkt ein, sind aber nicht mehr als wesentlicher Bestandteil erkennbar. Betriebsstoffe dienen der Aufrechterhaltung des Produktionsprozesses, Handelswaren werden unverändert weiterverkauft und Dienstleistungen umfassen immaterielle Leistungen.

Beschaffungsentscheidungen

Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie Güter selbst herstellen (Eigenfertigung) oder zukaufen (Fremdbeschaffung). Die Make-or-Buy-Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. den vorhandenen Kapazitäten, den Kosten und dem Know-how.

Beschaffungsmarkt

Der Beschaffungsmarkt ist gekennzeichnet durch eine hohe Dynamik und Komplexität. Unternehmen müssen sich mit einer Vielzahl von Lieferanten auseinandersetzen und sich ständig über Marktveränderungen informieren. Besondere Herausforderungen sind die Globalisierung der Märkte, steigende Qualitätsanforderungen und der Druck zur Kostenreduzierung.

Mengenseitige Beschaffungsstrategien

Mengenseitige Beschaffungsstrategien befassen sich mit der Frage, in welchen Mengen und wie häufig Güter oder Dienstleistungen beschafft werden sollen. Sie zielen darauf ab, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, Kosten zu minimieren und die Flexibilität des Unternehmens zu erhöhen. Dabei spielen die Bestellmenge, die Bestellhäufigkeit und die Anzahl der Lieferanten eine entscheidende Rolle. Die Wahl der geeigneten mengenseitigen Beschaffungsstrategie hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Bedeutung des Gutes für den Produktionsprozess, der Verfügbarkeit von Lieferanten, den Preisentwicklungen, der gewünschten Flexibilität und den Risiken, die mit den einzelnen Strategien verbunden sind.

Einzelbeschaffung

Bei der Einzelbeschaffung wird ein Gut oder eine Dienstleistung erst dann beschafft, wenn ein konkreter Bedarf vorliegt, beispielsweise ein Kundenauftrag oder ein Produktionsauftrag. Es wird nur die exakt benötigte Menge beschafft, um Lagerkosten zu vermeiden.

Vorteile der Einzelbeschaffung:

Minimierung von Lagerkosten: Durch die Vermeidung von Lagerbeständen werden Kosten für Lagerhaltung, Lagerverwaltung und Kapitalbindung eingespart.
Höhere Flexibilität: Eine schnelle Anpassung an veränderte Kundenwünsche ist möglich.
Geringeres Risiko von Wertminderungen: Da keine großen Mengen auf Vorrat gehalten werden, besteht ein geringeres Risiko von Wertminderungen durch Verderb, Modewechsel oder technische Veralterung.

Nachteile der Einzelbeschaffung:

Höhere Bestellkosten: Jeder einzelne Bestellvorgang verursacht Kosten.
Lieferzeit: Es können längere Lieferzeiten entstehen, da die Beschaffung erst nach Auftragsbestätigung erfolgt.
Auslastungsschwankungen: Die Auslastung der Produktion kann durch schwankende Bestellmengen beeinträchtigt werden.

Mehrfachbezschaffung

Bei der Mehrfachbeschaffung wird eine größere Menge eines Gutes oder einer Dienstleistung auf Vorrat beschafft. Ziel ist es, durch größere Bestellmengen von Preisnachlässen zu profitieren und die Versorgungssicherheit zu erhöhen.

Vorteile der Mehrfachbeschaffung:

Kostenvorteile: Durch größere Bestellmengen können Mengenrabatte erzielt werden.
Höhere Versorgungssicherheit: Ein ausreichender Lagerbestand gewährleistet eine kontinuierliche Produktion.
Geringere Bestellkosten pro Einheit: Durch weniger häufige Bestellungen sinken die durchschnittlichen Bestellkosten pro Einheit.

Nachteile der Mehrfachbeschaffung:

Höhere Lagerkosten: Die Lagerung von größeren Mengen verursacht Kosten für Lagerhaltung, Versicherung und Kapitalbindung.
Risiko von Wertminderungen: Bei verderblichen oder schnell alternden Gütern besteht das Risiko von Wertminderungen.
Geringere Flexibilität: Eine Anpassung der Produktion an kurzfristige Veränderungen ist schwieriger.

Rahmenbeschaffung

Bei der Rahmenbeschaffung werden langfristige Liefervereinbarungen mit mehreren Lieferanten abgeschlossen. Diese Rahmenverträge legen die allgemeinen Bedingungen für die Beschaffung fest, während die konkreten Bestellungen innerhalb des Rahmens flexibel gestaltet werden können.

Vorteile:

Planungssicherheit: Langfristige Liefervereinbarungen schaffen Planungssicherheit für beide Vertragspartner.
Kostenvorteile: Durch die Bündelung von Bestellungen können Mengenrabatte erzielt werden.
Flexibilität: Die konkreten Bestellmengen und -zeitpunkte können innerhalb des Rahmens flexibel angepasst werden.

Nachteile:

Hoher Koordinationsaufwand: Die Verwaltung mehrerer Rahmenverträge ist aufwendig.
Mögliche Anpassungsschwierigkeiten: Bei sich ändernden Marktbedingungen kann es schwierig sein, die Rahmenverträge anzupassen.

Bündelbeschaffung

Bei der Bündelbeschaffung werden verschiedene Güter oder Dienstleistungen, die von unterschiedlichen Lieferanten bezogen werden, zu einem Paket zusammengefasst und gemeinsam verhandelt. Ziel ist es, durch Bündelung größere Mengen zu erzielen und so bessere Konditionen zu erhalten.

Vorteile:

Kostenvorteile: Durch Bündelung können größere Mengen abgenommen werden und somit bessere Preise erzielt werden.
Vereinfachung der Beschaffung: Die Anzahl der Lieferanten und damit der zu koordinierenden Bestellungen wird reduziert.

Nachteile:

Verlust an Flexibilität: Die Bündelung kann die Flexibilität bei der Auswahl von Lieferanten einschränken.
Komplexität: Die Gestaltung von Bündelverträgen ist komplex und erfordert eine sorgfältige Planung.

Zeitliche Beschaffungsstrategien

Zeitliche Beschaffungsstrategien befassen sich mit der optimalen zeitlichen Gestaltung des Beschaffungsprozesses. Ziel ist es, die Verfügbarkeit von Gütern und Dienstleistungen sicherzustellen, Lagerbestände zu minimieren und somit Kapital freizusetzen sowie eine hohe Flexibilität zu gewährleisten. Zwei besonders bedeutende zeitliche Beschaffungsstrategien sind Just-in-Time und Just-in-Sequence. Sowohl Just-in-Time als auch Just-in-Sequence sind leistungsstarke Werkzeuge zur Optimierung der Beschaffungsprozesse. Beide Konzepte zielen darauf ab, Lagerbestände zu minimieren, die Flexibilität zu erhöhen und die Kosten zu senken. Die Wahl der geeigneten Strategie hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den Rahmenbedingungen ab.

Just in Time (JIT)

Das Just-in-Time-Prinzip zielt darauf ab, benötigte Materialien und Komponenten exakt zum Zeitpunkt ihrer Verarbeitung in der Produktion zu liefern. Es wird somit eine Minimierung von Lagerbeständen angestrebt. Die Grundidee ist, dass Güter erst dann beschafft werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

Vorteile von JIT:

Reduzierung von Lagerkosten: Durch die Vermeidung von Lagerbeständen werden Kosten für Lagerhaltung, Lagerverwaltung und Kapitalbindung eingespart.
Verbesserung der Produktqualität: Da Fehler schneller erkannt werden, können Qualitätsprobleme schneller behoben werden.
Höhere Flexibilität: Eine schnelle Anpassung an veränderte Kundenwünsche ist möglich.
Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten: JIT erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten, was zu einer Verbesserung der Lieferantenbeziehungen führt.

Voraussetzungen für JIT:

Präzise Bedarfsprognosen: Eine genaue Planung des Bedarfs ist unerlässlich, um eine termingerechte Lieferung sicherzustellen.
Zuverlässige Lieferanten: Die Lieferanten müssen über eine hohe Liefertreue und Flexibilität verfügen.
Effiziente Informations- und Kommunikationssysteme: Ein reibungsloser Informationsaustausch zwischen Unternehmen und Lieferanten ist notwendig.
Flexible Produktionssysteme: Die Produktion muss auf kurzfristige Änderungen reagieren können.

Just in Sequence(JIS)

Just-in-Sequence ist eine Weiterentwicklung des Just-in-Time-Prinzips. Während bei JIT die Materialien zum richtigen Zeitpunkt geliefert werden, wird bei JIS zusätzlich die Reihenfolge der Lieferung berücksichtigt. Die Materialien müssen in der exakt gleichen Reihenfolge geliefert werden, in der sie in der Produktion benötigt werden.

Vorteile von JIS:

Minimierung von Zwischenlagern: Durch die sequenzielle Lieferung werden Zwischenlager in der Produktion vermieden.
Erhöhung der Produktionseffizienz: Die direkte Verfügbarkeit der Materialien in der richtigen Reihenfolge reduziert Rüstzeiten und steigert die Produktivität.
Verbesserung der Qualität: Eine höhere Qualität der Endprodukte wird durch eine reduzierte Fehleranfälligkeit in der Produktion erreicht.

Voraussetzungen für JIS:

Hohe Präzision in der Planung: Die Planung der Produktion und der Materialbereitstellung muss äußerst präzise sein.
Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten: Die Lieferanten müssen die Anforderungen an die sequenzielle Lieferung erfüllen können.
Flexible Transportsysteme: Die Logistik muss in der Lage sein, die Materialien in der richtigen Reihenfolge zu den Verbrauchsstellen zu transportieren.

Räumliche Beschaffungsstrategien

Räumliche Beschaffungsstrategien befassen sich mit der Frage, wo Güter und Dienstleistungen beschafft werden sollen. Dabei geht es um die geografische Verteilung der Lieferanten und die damit verbundenen Vor- und Nachteile. Die Wahl der richtigen räumlichen Beschaffungsstrategie hat erhebliche Auswirkungen auf die Kosten, die Lieferzeit, die Qualität und die Flexibilität der Beschaffung.

Lokale Beschaffung

Bei der lokalen Beschaffung werden Güter und Dienstleistungen von Lieferanten bezogen, die sich in räumlicher Nähe zum Unternehmen befinden.

Vorteile der lokalen Beschaffung:

Kurze Lieferwege: Kurze Transportwege führen zu geringeren Transportkosten und einer schnelleren Lieferung.
Geringere Transportzeiten: Reduzierte Transportzeiten minimieren das Risiko von Transportschäden und ermöglichen eine flexiblere Reaktion auf kurzfristige Bedarfsschwankungen.
Weniger Bürokratie: Lokale Beschaffung ist oft mit weniger bürokratischen Hürden verbunden als die globale Beschaffung.
Förderung der regionalen Wirtschaft: Durch die lokale Beschaffung werden regionale Unternehmen gestärkt und Arbeitsplätze gesichert.
Geringere Umweltbelastung: Kurze Transportwege reduzieren den CO2-Ausstoß und schonen die Umwelt.

Nachteile der lokalen Beschaffung:

Begrenztes Angebot: Das Angebot an Lieferanten und Produkten kann eingeschränkt sein.
Höhere Preise: Lokale Lieferanten können aufgrund geringerer Produktionsmengen höhere Preise verlangen.
Mögliche Abhängigkeit: Eine starke Abhängigkeit von wenigen lokalen Lieferanten kann Risiken bergen.

Globale Beschaffung (Global Sourcing)

Bei der globalen Beschaffung werden Güter und Dienstleistungen weltweit beschafft, unabhängig vom Standort des Unternehmens.

Vorteile der globalen Beschaffung:

Größeres Angebot: Der weltweite Markt bietet eine größere Auswahl an Produkten und Dienstleistungen zu günstigeren Preisen.
Höhere Qualität: In vielen Ländern gibt es spezialisierte Hersteller, die Produkte von hoher Qualität anbieten.
Ausnutzung von Skaleneffekten: Große Bestellmengen können zu besseren Konditionen führen.

Nachteile der globalen Beschaffung:

Längere Lieferzeiten: Längere Transportwege führen zu längeren Lieferzeiten und einem höheren Risiko von Lieferverzögerungen.
Höhere Transportkosten: Die Transportkosten sind in der Regel höher als bei lokalen Lieferanten.
Komplexität: Die Koordination von Lieferanten in verschiedenen Ländern ist komplex und erfordert einen höheren Verwaltungsaufwand.
Währungsschwankungen: Währungsschwankungen können zu Preisschwankungen führen.
Kulturelle Unterschiede: Kulturelle Unterschiede können die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren.
Politische Risiken: Politische Unruhen oder Handelsbeschränkungen können die Lieferkette unterbrechen.

Quellenbezogene Strategien

Quellenbezogene Beschaffungsstrategien befassen sich mit der Frage, von wie vielen Lieferanten ein Unternehmen seine benötigten Güter oder Dienstleistungen bezieht. Die Wahl der richtigen Strategie hat erhebliche Auswirkungen auf die Versorgungssicherheit, die Kosten, die Qualität und die Flexibilität des Unternehmens und ist insbesondere bei komplexen Produkten ein wichtiges Instrument im Sinne des Risikomanagements innerhalb der Supply-Chain.

Single-Sourcing

Single-Sourcing, auch als Einzelquellenbeschaffung bezeichnet, bedeutet, dass ein Unternehmen alle benötigten Güter oder Dienstleistungen von einem einzigen Lieferanten bezieht.

Vorteile von Single-Sourcing:

Enge Lieferantenbeziehungen: Durch die Konzentration auf einen Lieferanten können intensive Kooperationen und langfristige Partnerschaften aufgebaut werden. Dies ermöglicht eine enge Abstimmung von Produktionsprozessen und eine kontinuierliche Verbesserung der Produktqualität.
Kostenvorteile: Große Bestellmengen können zu besseren Konditionen führen, da der Lieferant Skaleneffekte nutzen kann.
Qualitätsverbesserung: Durch eine enge Zusammenarbeit können gemeinsam Qualitätsstandards entwickelt und kontinuierlich verbessert werden.

Nachteile von Single-Sourcing:

Hohes Abhängigkeitsrisiko: Ein Ausfall des einzigen Lieferanten kann zu erheblichen Störungen in der Produktion führen.
Mangelnde Flexibilität: Eine Umstellung auf einen anderen Lieferanten ist oft mit hohen Kosten und einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.
Verhandlungsschwäche: Der einzelne Abnehmer hat gegenüber einem großen Lieferanten oft eine schwächere Verhandlungsposition.

Dual-Sourcing

Dual-Sourcing bedeutet, dass ein Unternehmen ein bestimmtes Gut oder eine bestimmte Dienstleistung von genau zwei Lieferanten bezieht.

Vorteile von Dual-Sourcing:

Risikostreuung: Durch die Aufteilung der Bestellungen auf zwei Lieferanten wird das Risiko von Lieferausfällen reduziert.
Wettbewerb: Die beiden Lieferanten stehen in einem Wettbewerb zueinander, was zu besseren Konditionen führen kann.
Flexibilität: Ein Wechsel des Lieferanten ist einfacher und mit geringeren Kosten verbunden als bei Single-Sourcing.

Nachteile von Dual-Sourcing:

Höherer Koordinationsaufwand: Die Verwaltung von zwei Lieferanten ist aufwendiger als bei einem einzigen Lieferanten.
Mögliche Qualitätsunterschiede: Die Produkte oder Dienstleistungen der beiden Lieferanten können sich in Qualität und Preis unterscheiden.

Multiple-Sourcing

Multiple-Sourcing bedeutet, dass ein Unternehmen ein bestimmtes Gut oder eine bestimmte Dienstleistung von mehreren Lieferanten bezieht.

Vorteile von Multiple-Sourcing:

Höchste Risikostreuung: Durch die Aufteilung der Bestellungen auf mehrere Lieferanten wird das Risiko von Lieferausfällen minimiert.
Höchste Flexibilität: Ein Wechsel des Lieferanten ist sehr einfach und mit geringen Kosten verbunden.
Intensiver Wettbewerb: Mehrere Lieferanten führen zu einem stärkeren Wettbewerb und können so zu den besten Konditionen führen.
Innovation: Durch den Wettbewerb zwischen den Lieferanten können neue Technologien und Produkte schneller am Markt eingeführt werden.

Nachteile von Multiple-Sourcing:

Höchster Koordinationsaufwand: Die Verwaltung von mehreren Lieferanten ist sehr aufwendig und erfordert einen hohen Koordinationsaufwand.
Mögliche Qualitätsunterschiede: Die Produkte oder Dienstleistungen der verschiedenen Lieferanten können sich in Qualität und Preis stark unterscheiden.
Komplexität: Die Auswahl und Steuerung mehrerer Lieferanten kann sehr komplex sein.

Einflussfaktoren auf die Beschaffungsstrategie

Die genannten Einflussfaktoren wirken nicht isoliert voneinander, sondern beeinflussen sich gegenseitig. So kann beispielsweise eine hohe Nachfrage nach einem bestimmten Produkt zu einer Verknappung des Angebots und damit zu höheren Preisen führen. Oder eine Änderung der Unternehmensstrategie kann eine Anpassung der Beschaffungsstrategie erforderlich machen.

Interne Einflussfaktoren

Unternehmenszielsetzung: Die langfristigen Ziele des Unternehmens, wie beispielsweise Wachstum, Kostensenkung oder Qualitätsverbesserung, bestimmen die Ausrichtung der Beschaffungsstrategie. Strebt ein Unternehmen beispielsweise eine hohe Produktqualität an, wird es eher auf Lieferanten setzen, die zertifizierte Qualität liefern können.
Unternehmenskultur: Die Unternehmenskultur prägt die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Eine offene und kooperative Unternehmenskultur fördert langfristige Partnerschaften, während eine eher kurzfristig orientierte Kultur eher auf kurzfristige Nutzenmaximierung ausgerichtet ist.
Finanzielle Situation: Die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens beeinflusst die Wahl der Lieferanten und die Bestellmengen. Unternehmen mit einer guten finanziellen Lage können größere Bestellmengen tätigen und von Mengenrabatten profitieren.
Produktionsverfahren: Die Art der Produktionsprozesse bestimmt die Anforderungen an die Beschaffung. Unternehmen mit einer just-in-time-Produktion benötigen Lieferanten, die eine hohe Liefertreue und Flexibilität aufweisen.
Beschaffungsorganisation: Die Struktur und die Aufgaben der Beschaffungsabteilung beeinflussen die Gestaltung der Beschaffungsstrategie. Eine zentralisierte Beschaffung ermöglicht eine bessere Koordinierung und eine stärkere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten.

Externe Einflussfaktoren

Marktstruktur: Die Marktstruktur, d.h. die Anzahl und die Marktmacht der Anbieter, beeinflusst die Verhandlungsposition des Unternehmens. In einem oligopolistischen Markt mit wenigen großen Anbietern hat das Unternehmen eine schwächere Verhandlungsposition.
Konkurrenzsituation: Der Wettbewerb zwingt Unternehmen dazu, ihre Beschaffungsprozesse effizient zu gestalten und Kosten zu senken.
Technologie: Technologische Entwicklungen können neue Beschaffungsmöglichkeiten eröffnen, beispielsweise durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen.
Rechtliche Rahmenbedingungen: Gesetze und Vorschriften, wie beispielsweise das Kartellrecht oder Umweltschutzbestimmungen, schränken die Gestaltungsmöglichkeiten der Beschaffung ein.
Soziale Verantwortung: Unternehmen müssen zunehmend soziale und ökologische Aspekte in ihre Beschaffungsentscheidungen einbeziehen.

Weitere Einflussfaktoren

Risikotoleranz: Die Bereitschaft des Unternehmens, Risiken einzugehen, beeinflusst die Wahl der Lieferanten. Unternehmen mit einer hohen Risikotoleranz können eher auf neue und unbekannte Lieferanten setzen.
Lieferantenmarkt: Die Verfügbarkeit von Lieferanten und die Qualität ihrer Produkte beeinflussen die Auswahlmöglichkeiten.
Währungsschwankungen: Bei internationaler Beschaffung können Währungsschwankungen zu erheblichen Preisänderungen führen.
Politische Entwicklungen: Politische Ereignisse, wie beispielsweise Kriege oder Handelsstreitigkeiten, können die Lieferketten unterbrechen und zu Preissteigerungen führen.

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