Buchführung
Die Buchführung (auch Buchhaltung genannt) genannt, bildet das zentrale Informations- und Dokumentationssystem eines jeden Unternehmens. Sie erfasst, verarbeitet und dokumentiert systematisch alle geschäftlichen Vorgänge in einem Unternehmen und schafft damit die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen, steuerliche Pflichten und die Information externer Interessengruppen. Als unverzichtbares Instrument der Unternehmensführung liefert sie nicht nur gesetzlich vorgeschriebene Informationen, sondern dient auch der internen Steuerung und Kontrolle.
Grundlagen
Die Pflicht zur Buchführung ergibt sich aus verschiedenen Rechtsquellen. Für Kaufleute ist sie im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert, während steuerrechtliche Vorschriften in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind. Diese gesetzlichen Grundlagen definieren nicht nur die Buchführungspflicht, sondern auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Diese ungeschriebenen Regeln verlangen unter anderem Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen.
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Dabei spielt die Dokumentation eine zentrale Rolle - jede Buchung muss durch Belege nachgewiesen werden können.
Dabei dient die Buchhaltung nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern ist auch ein wichtiges Instrument der Unternehmenssteuerung. Sie liefert Informationen für verschiedene Interessengruppen:
- Die Unternehmensführung erhält Daten für operative und strategische Entscheidungen
- Investoren und Kreditgeber können die wirtschaftliche Lage des Unternehmens beurteilen
- Die Finanzverwaltung erhält die Grundlagen für die Besteuerung
- Mitarbeiter und Gewerkschaften können die Entwicklung des Unternehmens nachvollziehen
Die doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung, auch kaufmännische Buchführung genannt, hat sich international als Standard etabliert und auch gesetzlich jeweils national unterschiedlich verankert. Ihr Kernprinzip besteht darin, dass jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten berührt und dabei sowohl die Mittelverwendung als auch die Mittelherkunft erfasst werden. Dieses System ermöglicht eine lückenlose Kontrolle der Buchungen und stellt sicher, dass die Summe aller Soll-Buchungen stets der Summe aller Haben-Buchungen entspricht. <p>Das Kontengerüst der doppelten Buchführung basiert auf verschiedenen Kontenklassen, die systematisch geordnet sind. Bestandskonten zeigen die Vermögens- und Schuldenpositionen, während Erfolgskonten die Aufwendungen und Erträge erfassen. Die Verknüpfung dieser Konten erfolgt durch das Prinzip der doppelten Buchung, bei der jeder Geschäftsvorfall aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet wird.
Der Buchführungsprozess
Der Buchführungsprozess beginnt mit der Erfassung der Geschäftsvorfälle anhand von Belegen. Diese werden zunächst im Grundbuch (Journal) chronologisch erfasst und anschließend auf die entsprechenden Konten im Hauptbuch übertragen. Moderne Buchführungssoftware automatisiert diesen Prozess weitgehend, sodass die Buchungen gleichzeitig im Journal und auf den Konten erscheinen.
Zur laufenden Buchhaltung gehören auch regelmäßige Kontrollen und Abstimmungen, etwa der Abgleich von Kontoauszügen mit der Buchhaltung oder die Überprüfung von Kunden- und Lieferantenkonten. Am Ende einer Periode werden die Konten abgeschlossen und bilden die Grundlage für die Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Moderne Buchführungssysteme
Die Digitalisierung hat die Buchhaltung grundlegend verändert. Tatsächlich leitet sich der Begriff "Buchführung" nachvollziehbarer Weise davon ab, dass vor garnicht allzu langer Zeit tatsächlich noch reale "Bücher" über die Geschäftsvorfälle geführt und archiviert. Moderne Buchführungssysteme ermöglichen hingegen nicht nur die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Belegen und Geschäftsvorfällen, sondern bieten auch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und automatisierte Prozesse im Rahmen der Buchführung. Die Integration verschiedener Unternehmensbereiche durch Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) macht die Buchhaltung zu einem zentralen Element des betrieblichen Informationsmanagements.
Die elektronische Buchführung muss dabei besonderen Anforderungen genügen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) regeln details dazu. Besondere Bedeutung haben dabei die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen.
Interne- und externe Rechnungslegung
Die Buchhaltung bildet die Basis sowohl für die externe als auch für die interne Rechnungslegung. Die externe Rechnungslegung folgt den gesetzlichen Vorschriften und dient primär der Information externer Stakeholder. Sie mündet in den Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Die interne Rechnungslegung dagegen orientiert sich an den Informationsbedürfnissen der Unternehmensführung. Sie umfasst Kostenrechnung, Controlling und verschiedene Formen der Erfolgsrechnung. Dabei können die Daten der Finanzbuchhaltung nach anderen Kriterien ausgewertet und aufbereitet werden.
Internationale Buchführung
Die zunehmende Internationalisierung der Wirtschaft stellt auch die Buchhaltung vor neue Herausforderungen. Internationale Rechnungslegungsstandards wie IFRS (International Financial Reporting Standards) gewinnen an Bedeutung und beeinflussen die jeweilige nationale Buchführungspraxis. Unterschiedliche nationale Vorschriften müssen dabei trotzdem berücksichtigt und dadurch verschiedene Berichtssysteme parallel geführt werden.<p>Gerade bei konzernisierten Unternehmen ist die grenzüberschreitende Zusammenarbeit in der Buchhaltung oftmals ein operatives Problem. Hilfsmittel und Lösungen wie Shared Service Center oder die Auslagerung von Buchführungsaufgaben an externe, internationalisierte Dienstleister erfordern dabei jeweils national und international standardisierte und digitale Prozesse sowie eine klare Dokumentation. Durch die digitale Transformation wird bei dieser Entwicklung mittlerweile überweigend auf cloud-basierte Systeme gesetzt, da sie sich anders als On-Premise-Software schneller und effizienter von überall auf neue Gegebenheiten oder Vorgaben anpassen lässt.